档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题,致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍,数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用,就必须从发现管理问题入手进行分析,笔者根据多年工作经验,总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。
(一)档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配
现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识,能够妥善处理一些常见的信息文件问题,如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司加密相关的文件进行多重加密、定期、有效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题,很多档案管理工作人员年龄偏大,常年工作在传统档案管理的模式下,习惯于纸质档案的管理规则和办法,在传统的档案管理工作中能够---的完成工作,但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低,这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低,有些甚至不熟悉计算机操作,十分容易造成档案的丢失;并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中,认为数字化档案管理是“没---”的,这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。
也是智慧城市的重要组成部分,在智慧城市体系建设中发挥---广泛的作用。对社会事业与公共服务信息化而言,智慧档案馆能够以市民和社会组织需求为导向,发挥多元化档案信息资源的服务作用,建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系,让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。对电子---而言,智慧档案馆以方便公众办事、提高工作效率为出发点,为---和---提供智慧化的档案信息共享支撑平台,促进公共事务的协同办理,进一步提高公共服务的便捷性。
目前,档案数据化或是把档案由文字、声音转化为数据的途径至少有以下几种:一种,对原件上文字为铅排、打印的纸质档案以及原件上文字虽然手写但又十分工整的档案,高校数字档案管理价格,用?ocr?识别技术进行转化,其准确率可在99%以上;第二种,高校数字档案管理建设方案,对原件上文字为手写且?ocr?技术不易识别的档案,用特殊的手写字识别技术进行转化,其准确率目前较高可达95%左右;第三种,用人工录入电脑的办法转化;第四种,用人工朗读文字并通过音频技术把声音转换成文字,其准确率也可达95%左右。需要---的是,目前这4种转化方式都需要人工进行校核,都不能100%准确。在转化过程中,文字能全部准确转化出来较好,如不能也不要紧。因为档案中并不是每个字都具有数据意义或检索价值的,有的虚词、连接词、形容词、装饰词、重复强调语等,即使这些字转化不出来或不准确,也并不会太大影响整份档案的实际应用。对全文数据来说,当然是越多越好,但也不是每个字都不能少,或少一个字就不行。举一个例子:“张国,他出生于一九四九年,也就是---成立的那一年。”这句话共24个字,但真正具有实际检索意义的,海南高校数字档案管理,只有“张国,一九四九年出生”这10个字。只要把这10个关键的字转化出来了,这句话的基本意思或基本要素、主要信息、中心要义就有了,其他14个字,也就是一半以上的部分,能转化出来当然---,高校数字档案管理公司,即使不能转化出来也不太影响全句主要意思和基本信息的表达。因此,现有的各种数据转化技术都可以---行应用,并在应用中不断提高其转化准确率,而不必等到某种技术完全成熟了再去用。
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